Site Secretary

Job details

Job reference nr.:MV-083112
Discipline Category:Offshore Wind
Type of work:Temporary
Start date:February 1, 2019
Job location:Netherlands

Short summary

Voor het mooie project in de renewables sector waar onze opdrachtgever in actief is, zijn wij op zoek naar een Site Secretary.

Jouw standplaats zal Vlissingen zijn, ben jij dus woonachtig in de omgeving van Zeeland, reageer dan snel! 

Job description

In deze rol als Site Secretary assisteer jij in de service-/administratie afdeling. Een hele belangrijke rol onsite van de opdrachtgever. 

Jouw werkzaamheden bestaan uit 4 hoofdonderdelen met hierin allen hun eigen subtaken in opgenomen. 


1. Receptie werkzaamheden

  • Actief bijhouden van de contacten lijst van het personeel
  • Ontvangst van gasten en het verzorgen van lunches/meetings die onsite plaats vinden
  • Inkomende mail afhandelen en indien nodig doorzetten
  • Boeken van accomodatie, vluchten en taxi's voor bezoekers
  • Overzichten/agenda's beheren van site medewerkers 
  • Bijhouden van logboeken voor de bezoekers
  • Sleutel beheer van de site

2. Facturatie en het SAP systeem:

  • Alle facturen controleren en beheren van deze accounts
  • Managen van electriciteitsrekeningen, PO's en budgetten voor de site
  • Kasgeld beheren indien aanwezig en noodzakelijk
  • Assisteren bij de administratie van het SAP systeem en tijdregistraties

3. Inkoop:

  • Inkoop van kantoor benodigdheden
  • Merchandise van de opdrachtgver.
  • Inventarisatielijst opstellen en bijhouden.

4. Meetings en events:

  • Organiseren en versturen van overleg verzoeken op de site
  • Correspondentie en organiseren van team events

5. Training en introducties:

  • Wegwijs maken van nieuw personeel onsite, inclusief de distributie van de handleidingen/huisregels
  • Assisteren en opweg helpen van nieuwe collega's bij problemen onsite.
  • Boeken van veiligheidstrainingen wanneer dat opgevraagd wordt door de HSE afdeling

Job requirements

Uiteraard zijn er door de opdrachtgver een aantal eisen gesteld. 
Jij voldoet dan ook aan het volgende:

  • Gerichte opleiding zoals bedrijfskunde of gelijksoortig 
  • Jij hebt 3-5 jaar ervaring in een soortgelijke functie het liefst in de renewables sector
  • Uitstekende organisatorische skills
  • Jij kan goed het overzicht behouden en schuwt de financiële werkzaamheden in deze functie niet. 
  • Woonachtig in de omgeving Zeeland. 

More info

Should you be interested in the position of Site Secretary, please send your application via the apply button. For more information, please contact Marvin van Dijk, in the Netherlands stating reference number MV-083112